WWW.SELUK.RU

БЕСПЛАТНАЯ ЭЛЕКТРОННАЯ БИБЛИОТЕКА

 

Pages:   || 2 |

«И.А. Николайчик, Л.П. Большакова УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ Утверждено редакционно-издательским Советом академии в качестве учебнометодического ...»

-- [ Страница 1 ] --

МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РБ

Учреждение образования

«Витебская ордена «Знак Почета» государственная академия

ветеринарной медицины»

И.А. Николайчик, Л.П. Большакова

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ПОСОБИЕ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

Утверждено редакционно-издательским Советом академии в качестве учебнометодического пособия для студентов специальности

«Зоотехния» и «Ветеринарная медицина»

Витебск 2005

2

УДК 651.4/.8

ББК 65.050.9(2)2

Н 62

Рецензенты: Безбородкин Н.С.,

кандидат ветеринарных наук, доцент кафедры эпизоотологии;

Шляхтунов В.И.,

доктор сельскохозяйственных наук, профессор кафедры технологии производства продукции и механизации животноводства.

Николайчик И.А.

Большакова Л.П.

Н 62 Делопроизводство и документационное обеспечение управления: Уч.-мет.

пособие для студентов зооинженерного факультета и факультета ветеринарной медицины /И.А. Николайчик, Л.П. Большакова. – Витебск: ВГАВМ, 2005. – с.

Учебно-методическое пособие написано в соответствии с базовой программой по делопроизводству для специальности 1- 74 03 01 «Зоотехния» и 1 – 74 03 02 «Ветеринарная медицина». Содержит требования и основные правила оформления различных видов документов, используемых в управленческой деятельности, примерные образцы документов, ситуации и задания для написания соответствующих документов.

Учебно-методическое пособие предназначено для изучения и отработки практических навыков при подготовке, написании и использовании документов.

Рассмотрено и рекомендовано к печати научно-методическим Советом УО «ВГАВМ» 2 мая 2005, протокол № 14.

Разрешено к печати редакционно-издательским Советом УО «Витебская ордена «Знак Почета» государственная академия ветеринарной медицины»

2005, протокол № УДК 651.4/. ББК 65.050.9(2) © Николайчик И.А., Большакова Л.П., © УО «Витебская ордена «Знак Почета» государственная академия ветеринарной медицины»,

СОДЕРЖАНИЕ

с.

ВВЕДЕНИЕ …………………………………………………………………….. Тема 1. Реквизиты документов, их оформление …………………………….. Тема 2. Оформление документов при приеме на работу ………………….… Тема 3. Оформление распорядительных документов……………………….. Тема 4. Оформление деловых писем, телеграмм, телефонограмм …………. Тема 5. Оформление информационно-справочных документов …………… Тема 6. Оформление организационных документов ………………………… Приложения …… ………………………………………………………………. Список использованной литературы ….……………………………………….

ВВЕДЕНИЕ

Высокая культура управленческого труда базируется на знании основ делопроизводства и деловой документации. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На ее основе принимаются соответствующие управленческие решения.

В настоящее время используется более точное определение делопроизводства – документационное обеспечение управления (ДОУ).

ДОУ предлагает более широкое применение информационных технологий обработки информации. Его следует рассматривать как промежуточную стадию при переходе от традиционного делопроизводства к управлению документацией.

Понятие ДОУ включает и принципиально новые виды документации, определяемые как «информационные ресурсы» - реестры, регистры, базы и банки данных, интернет-сайты и т.д.

Делопроизводство как процесс обработки информации представляет собой часть технологии управления, аккумулирует в своей сфере средства, навыки и приемы обработки документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Республики Беларусь: СТБ 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации РБ. Основные положения» и СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации РБ. Система ОРД. Требования к оформлению документов».

Эти нормативные документы призваны стабилизировать документооборот по всему технологическому циклу, создавать технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

Цель настоящего учебно-методического пособия – ознакомить студентов, а, возможно, и некоторую часть практических работников, с требованиями стандартов и методических рекомендаций по составлению важнейших документов, используемых в управленческой деятельности на сельскохозяйственных предприятиях.

Учебно-методическое пособие содержит материал, который позволяет студентам приобрести необходимые знания и умения читать, составлять и оформлять организационно-распорядительные документы, вести служебную переписку, составлять документы по претензиям, искам и др.

ТЕМА 1. РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТОВ, ИХ ОФОРМЛЕНИЕ

Литература: [1, 4, 6] Время: 90 минут Место проведения: учебный класс Цель занятия: ознакомиться с содержанием и оформлением реквизитов документов и приобрести навыки в подготовке бланков документов (общий и для письма).

Каждый документ состоит из отдельных его элементов-реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Совокупность реквизитов, расположенных определенным образом в документе, составляет его формуляр-образец (рис. 1).

Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называется типовым формуляром.

Оформление документов осуществляется на бланках двух видов:

бланках для писем;

общих бланках для других видов организационно-распорядительных документов (ОРД).

При разработке бланков ОРД используются форматы: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм) по ГОСТ 9327-60.

Бланки документов должны иметь поля, мм:

верхнее и нижнее – не менее 20.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков и линий; допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и отметки для пробивки отверстий дыроколами.

На бланк письма (рис. 2) наносят реквизиты 1-3, 5-9 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4, 11-13, 16,19, 20,32.

На общий бланк (рис. 3) наносят реквизиты 1-3, 5-7, 10, 14 и ограничительные отметки и линии для реквизитов 4,11, 12, 16, 17, 19, 20, 32.

На бланках документов реквизиты 5-10, 14 располагают одним из способов:

угловым (реквизиты размещаются в левом верхнем углу), рис. 2.

продольным (реквизиты размещаются по всей верхней части листа. Этот вариант расположения применяют при большом количестве знаков в реквизитах), рис. 3.

При создании бланка письма на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Рис. 1. Расположение реквизитов на бланке (формуляр-образец Наиболее широко в настоящее время используется угловое расположение реквизитов в верхней левой части листа (рис. 2). Угловой бланк более удобен для писем, факсов, так как правый угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть может использоваться также для других реквизитов: грифа утверждения (в актах, инструкциях) и резолюции руководителя на поступивших документах. По подсчетам специалистов угловое расположение экономит до 20 % площади листа документа.

Наименование вышестоящей Наименование организации Наименование структурного Коммуникационные данные Коммерческие данные № _ Рис. 2. Форма бланка письма с угловым расположением реквизитов Наименование вышестоящей организации Наименование структурного подразделения _ № Рис. 3. Форма общего бланка с продольным расположением реквизитов При оформлении документов строго руководствуются едиными требованиями и правилами, выполнение которых обеспечивает:

- юридическую силу документов;

- оперативное и качественное составление и исполнение документов;

- организацию быстрого поиска документов;

- более активное использование ПЭВМ при составлении документов.

Всего на документе может насчитываться до 32 реквизитов.

1. Государственный герб Республики Беларусь. Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над наименованием организации, предприятия (посередине), а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения не должен превышать мм.

Право помещать изображение Государственного герба на бланках документов предоставлено только государственным органам и иным государственным организациям. Организациям негосударственной формы собственности такое право может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.

Гербовые бланки государственных органов и иных организаций должны изготавливаться исключительно типографским способом или нумераторами учетного порядкового номера. Храниться они должны в надежно запираемых и опечатываемых шкафах или сейфах, а выдаваться под роспись исполнителя в специальном журнале.

2. Эмблема организации. Реквизит представляет условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке.

В качестве эмблемы организации (предприятия) может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура и т.п.

3. Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО);

4. Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД);

5. Наименование вышестоящей организации;

6. Наименование организации;

7. Наименование структурного подразделения;

8. Почтовый адрес отправителя. Оформляется в соответствии с Почтовыми правилами РБ: название улицы, номер дома, почтовый индекс, город, название страны. Например, пр. Ф. Скорины, 45, кв. 52, 220086, г. Минск.

9. Коммуникационные и коммерческие данные. К коммуникационным данным относятся: телеграфный адрес, телефакс, телетайп, телекс, телефон и т.д. Коммерческие данные – это номер расчетного счета, название банка и т.д.

10. Название (вид) документа. На общем бланке он располагается в том месте, где в бланке для письма находится почтовый адрес. Реквизит печатают прописными буквами, например: ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, УСТАВ.

11. Дата. Место расположения реквизита – верхний левый угол формуляра-образца, начиная от нулевого положения табулятора (или границы служебного поля). На дату отводится 10 знаков: восемь цифр (по две – на число и месяц, четыре – на год) и две разграничительные точки, например: 08.04.2004.

12. Индекс документа. Это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое в бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов (приказов, протоколов) – это обычный порядковый номер с начала года. Для исходящих документов (писем) индекс складывается из нескольких частей, например 05-25/55, где 05 – индекс структурного подразделения; 25 – номер дела в номенклатуре; 55 – порядковый номер отправляемого документа (факса).





13. Ссылка на дату и индекс входящего документа. Данный реквизит присутствует на бланке для писем (факсов), так как он предполагает ответ на ранее посланное письмо. Данный реквизит полностью переписывается из инициативного документа цифровым способом, например: на № 01-13/121 от 05.04.2004. На бланках для писем этот реквизит выполняется в виде трафарета:

№_ на № _от 14. Место составления или издания документа. Его располагают на общем бланке под реквизитами «Дата» и «Индекс документа».

15. Гриф ограничения доступа к документу. Данный реквизит проставляется на документах, содержащих секретную и конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа, начиная от пятого положения табулятора (40 печатных знаков от границы левого поля) выше реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения» и включает слова «Секретно», «Совершенно секретно», «Конфиденциально» или «КТ» (коммерческая тайна). Под этим грифом необходимо проставлять номер экземпляра данного документа.

Например:

16. Адресат. Реквизит оформляется в соответствии с пчтовыми правилами Республики Беларусь. Проставляют в правой верхней части документа, начиная от четвертого положения табулятора, или в 32 печатных знаках от границы левого поля. Включает в себя следующие части: наименование учреждения и структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности и фамилии получателя (в дательном падеже); почтовый адрес. Например:

Минсельхозпрод Республики Беларусь Начальнику финансового управления Петрову П.П., 220000, г. Минск Для внутреннего документа указывают лишь название структурного подразделения или должность руководителя, которому адресуют документ. Если документ адресуют частному лицу, то сначала указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес:

Петрученко Е.В., Пр. Ф. Скорины, 45, кв. 52, 220086, г. Минск.

Если документ адресуют в несколько однородных организаций (предприятий), то получателей следует указывать обобщенно, например: директорам, управляющим, филиалам банка и т.д.

На одном документе не должно быть более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляют список на рассылку и на каждом экземпляре пишут один адрес.

17. Гриф утверждения. Рассматриваемый реквизит проставляют в правом верхнем углу первого листа документа, начиная от пятого положения табулятора, или в 40 печатных знаках от границы левого поля. Гриф утверждения в первом случае состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, указания должности руководителя, наименования учреждения, личной подписи, расшифровки подписи с инициалами перед фамилией и датой утверждения. Во втором случае пишут слово УТВЕРЖДЕНО, указывают вид распорядительного документа (в именительном падеже), его номер и дату. Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДАЮ пишут прописными буквами без кавычек и двоеточия. При любом способе утверждения на документе проставляют гриф утверждения, который соответственно имеет два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО

Председатель правления ПСХК «Пламя» Приказ министра финансов 18. Резолюция. Это реквизит, содержащий указания руководителя по исполнению документа. Он включает фамилию и инициалы исполнителя; предписание действий; порядок и сроки исполнения; подпись руководителя; дату наложения резолюции.

На документе должно быть не более одной резолюции, которая выполняется рукописным способом под реквизитом «Адресат» или на любой свободной от текста площади, параллельно или под углом к основному тексту. Общие указания выражают с помощью предлога «к», например: «К сведению»; «К исполнению». Конкретные указания выражают в повелительном наклонении или неопределенной формой глагола и адресуют подчиненным лицам. Например:

Срочно принять меры к устранению последствий аварии в цехе № 3 к 25.05. 19. Заголовок к тексту. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?». Исключение составляют акт, протокол, инструкция, в которых заголовок сочетается в падеже с наименованием документа. Например: Акт (чего?) ревизии кассы. Заголовок текста печатают флаговым способом строчными буквами, начиная от нулевого положения табулятора, через 1 межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора.

20. Отметка о контроле. Проставляется на документах, исполнение которых контролируется, и состоит из буквы «К» или слова КОНТРОЛЬ, которые пишут от руки или проставляют резиновым штемпелем на левом поле правого листа документа на уровне заголовка. Обычно их наносят красным (синим, зеленым) карандашом или краской.

21. Текст. Это основной реквизит документа. Его печатают через 2- межстрочных интервала после реквизита «Заголовок к тексту», начиная от нулевого положения табулятора. Тексты документов печатают, как правило, через 1,5 межстрочных интервала. Абзацы в тексте печатают, начиная от первого положения табулятора (5 печатных знаков от границы левого поля). В тексте документа обычно выделяют две смысловые части. В первой части указывают основание или причину создания документа, а во второй – выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Текстовая часть документа может быть представлена в виде трафарета, анкеты или таблицы. Таблица должна быть построена в соответствии с СТБ 1.5К элементам текста можно отнести реквизиты: заголовок текста; отметка о наличии приложений.

22. Приложение. Реквизит «Приложение» обычно дополняет, разъясняет, детализирует отдельные вопросы основного документа. Слово «Приложение»

печатают, начиная от нулевого положения табулятора, строчными буквами, их названия перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например:

Приложение: 1. Балансовый отчет на 50 л. в 2 экз.

23. Подпись. Реквизит является обязательным элементом документа. В его состав входят: наименование должности лица, подписавшего документ (печатают, начиная от нулевого положения табулятора); личная подпись; расшифровка подписи (печатают, начиная от шестого положения табулятора, причем инициалы ставят перед фамилией). При оформлении документа на фирменном бланке организации в реквизите «Подпись» наименование должности указывается без наименования организации:

Если же документ оформляется не на фирменном бланке – указывается наименование должности с полным наименованием организации.

В случае отсутствия должностного лица, которое должно подписать документ, его подписывает должностное лицо, исполняющее его обязанности, при этом обязательно указывают должность лица, подписывающего документ, его фамилию. Например:

24. Гриф согласования. Внешнее согласование оформляется грифом согласования или представлением протокола обсуждения проекта документа на заседании коллективного органа. Проставляется в левом углу после реквизита «Подпись», начиная от границы левого служебного поля. В его состав входят следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО, которое пишут прописными буквами без кавычек и двоеточия; наименование должности, включая наименование организации (предприятия); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата. Например:

СОГЛАСОВАНО

Директор КСУП э/б «Тулово»

Подпись Л.В. Морозов 10.10. 25. Виза. Внутреннее согласование оформляется визой. Этот реквизит располагается, начиная от границы левого служебного поля (нулевое положение табулятора), ниже реквизита «Подпись». Первым визирует проект документа исполнитель, что подтверждает его ответственность за исполнение документа. Затем визирование осуществляется в следующем порядке: руководители исполнителя; заинтересованные в документе должностные лица; представители общественных организаций (если необходимо); ответственные лица финансовых и экономических служб; заместитель руководителя организации предприятия, курирующий данный вопрос; главный бухгалтер (при необходимости);

юристы; служба документационного обеспечения:

Юрисконсульт Подпись Д.М. Лозовая 01.04. В случае наличия замечаний и дополнений к проекту виза оформляется так:

Начальник экономического отдела Подпись П.Е. Иванов Замечания прилагаются 03.03. Визы проставляют на обороте первого экземпляра документа, если он подлежит размножению. Другие исходящие документы визируют на экземплярах, остающихся в организациях (на предприятиях).

26. Печать. Проставляется так, чтобы ее оттиск затрагивал часть названия должности и подлинной подписи лица, подписавшего документ. Печати бывают гербовые и простые. Печать с гербом государства имеют все государственные учреждения, организации, предприятия. Все другие организации, учреждения, предприятия негосударственной формы собственности имеют круглые печати без государственного герба. Гербовая печать – круглая, в ее центре изображен герб государства, а по окружности дается полное наименование учреждения (организации, предприятия). Оттиск такой печати проставляют на подлинниках документов, удостоверяющих личность, стаж, квалификацию, на договорах, актах. В учреждениях бывает и несколько простых печатей, которые могут иметь различную форму: квадратную; прямоугольную; треугольную;

круглую. На простой печати нет изображения герба, а на его месте помещается название учреждения (организации, предприятия) или его структурного подразделения. Простыми печатями удостоверяют размножение экземпляра распорядительного документа, копии документов, пропуск и др.

27. Фамилия исполнителя и номер его телефона. Реквизит пишут, начиная от границы левого поля. Он включает фамилию исполнителя (без инициалов) и номер его телефона. Например:

28. Отметка о заверении копии. В правом верхнем углу (шестое положение табулятора) ставят слово «Копия». Затем, начиная от нулевого положения табулятора, ниже реквизита «Подпись» помещают заверительную подпись.При пересылке копии документа или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. В этом случае копия имеет юридическую силу оригинала. Заверительная подпись составляется по следующей форме:

29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Этот реквизит располагают, начиная от границы левого поля. Он включает надпись «В дело» и индекс дела, в которое будет подшит документ; краткие сведения о порядке решения вопроса; подпись исполнителя (руководителя); дату. Например:

Подпись В.В. Рожкова 10.02. 30. Отметка о переносе данных на машинный носитель. Реквизит проставляется на нижнем поле последнего листа документа, подлежащего машинной обработке. Отметка включает запись «Информация перенесена на машинный носитель», подпись лица, ответственного за перенос данных и дату переноса.

31. Отметка о поступлении. Реквизит проставляется на входящих документах от руки или резиновым штемпелем в правом нижнем углу первой страницы документа. В состав реквизита входят сокращенное наименование организации, предприятия (получателя); дата поступления; номер входящего документа. Например:

03.03. 32. Предупредительный знак. Является знаком внимания для машинистки, свидетельствует, что до границы нижнего поля осталось 5 машинописных строк.

Задание 1. На общий бланк организации нанесите следующие реквизиты:

6; 10; 3; 11; 12; 19; 20; 21; 23; 25; 29; 30 (приказ).

Задание 2. На бланке для писем нанесите следующие реквизиты: 6; 8; 9;

11; 12; 13; 19; 21; 23; 27 (письмо).

Бланки документов и исходную информацию выдает преподаватель индивидуально для каждого или группы студентов.

ТЕМА 2. ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ПРИЕМЕ НА

Цель занятия: приобрести навыки и умения по составлению документов при приеме на работу.

При приеме на работу обязательными документами являются заявление и автобиография. Может быть затребована характеристика (в некоторых случаях она является обязательным документом) и личный листок по учету кадров.

Заявление о приеме на работу (приложение 1) подают граждане, желающие работать в данной конкретной организации. В нем излагается просьба о зачислении в организацию, указывается профессия, квалификация, специальность, должность. Заявление о приеме на работу составляют в произвольной форме на листе бумаги формата А4, и для него характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление; обычно это первое лицо в организации или его заместитель); заявитель, место проживания заявителя; наименование вида документа (заявления); текст; подпись заявителя; дата составления. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого), а также такие выражения, как «весьма убедительно», «прошу не отказывать» и т.п.

Заявление о приеме на работу после его рассмотрения, а также ознакомления с остальными документами является основанием для издания приказа о приеме на работу. В случае принятия отрицательного решения заявителю сообщают о нем устно или письменно (по указанному в заявлении адресу).

Заявление о переводе на другую должность и заявление об увольнении (приложение 2) оформляется в том же стиле, что и заявление о приеме на работу, но в реквизите «адресат» заявитель указывает только занимаемую им должность, домашний адрес указывать не следует, а также появляется название структурного подразделения.

Личный листок по учету кадров содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Он заполняется от руки самим работником при поступлении на работу, и при его заполнении используются следующие документы:

трудовая книжка;

военный билет;

документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

документы об имеющихся изобретениях.

В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение используют следующие формулировки:

«женат» («замужем»), «разведен(а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не замужем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

Автобиография не имеет типовой формы и составляется автором самостоятельно в произвольной повествовательной форме на листе бумаги формата А4 от первого лица в хронологической последовательности. В ней обычно указывают такие реквизиты, как: название документа; имя, отчество и фамилию автора; число, месяц и год рождения, место рождения; сведения о родителях (фамилия, имя, отчество, место работы); образование и специальность по образованию; вид трудовой деятельности; последнее место работы и должность; награды и поощрения; участие в общественной работе; семейное положение и состав семьи; домашний адрес и телефон; дату; личную подпись.

Характеристика является официальным документом, выдаваемым администрацией организации своему сотруднику. В ней приводится отзыв о служебной и общественной работе, дается оценка деловых и моральных качеств сотрудника.

В тексте характеристики можно выделить следующие составные части:

анкетные данные (имя, отчество и фамилия, должность, ученую степень и звание (если они имеются), год рождения, образование);

данные о трудовой деятельности (специальность и основные периоды);

собственно характеристика, в которой дается оценка деловых и моральнопсихологических качеств: отношение к работе; повышение профессионального уровня; участие в общественной жизни; поведение в быту; отношение с коллегами по работе; сведения о наградах и поощрениях;

заключительная часть, в которой указывают назначение характеристики.

Текст характеристики излагается от третьего лица. Подписывают характеристику, как правило, два лица: руководитель организации и председатель местного комитета (или профсоюзного комитета). В последнее время чаще всего подписывает характеристику руководитель организации. Подписи заверяют оттиском печати.

Задание 1. Напишите заявление о приеме вас на работу главным зоотехником в КУСХП э/б «Тулово» после окончания ВГАВМ.

Задание 2. Напишите заявление на правление ПСХК «Свислочь» о предоставлении вам административного отпуска по семейным обстоятельствам. Проставьте все необходимые реквизиты.

Задание 3. Напишите автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

Задание 4. Напишите характеристику на заведующего фермой, необходимую для оформления документов при поступлении на учебу в ВГАВМ. Ваша должность – главный зоотехник хозяйства. За основу возьмите свои автобиографические данные.

ТЕМА 3. ОФОРМЛЕНИЕ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Цель: приобрести навыки и умения по составлению, оформлению и разработке приказов по основной деятельности и по личному составу, а также других распорядительных документов (распоряжений, указаний, постановлений).

Приказ издается руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения задач, стоящих перед организацией, и является формой доведения до исполнителей наиболее важных решений.

Приказы в зависимости от содержания делятся на две подгруппы:

по основной деятельности (приложение 3);

по личному составу (приложение 2, 4,5,6).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются факты, послужившие основанием для издания приказа. Она начинается со слов «В связи …», «В целях …», «На основании …» и т.д.

В распорядительной части излагается в повелительной форме что, кому, когда и как необходимо выполнить для решения возникшей проблемы или поставленной задачи и начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ в отдельной строке, начиная от нулевого положения табулятора. Последний пункт распорядительной части обязательно формулируется так: «Контроль за исполнением приказа возложить на …». Перед текстом приказа пишут заголовок, кратко и точно отражающий содержание и отвечающий на вопрос «о чем?». Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется с помощью отглагольных существительных. Например, «О создании комиссии».

Составитель приказа согласовывает пункты приказа со всеми должностными лицами, упоминаемыми в нем, и после их виз представляет руководителю на подпись и ставится на контроль (гриф согласования проставляется на первом экземпляре).

Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие. Секретарь организации после издания приказа ознакамливает сотрудников, упомянутых в приказе, с его содержанием.

На нижнем поле документа или на обороте сотрудник пишет «Ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления. При необходимости подписанный приказ копируется и раздается исполнителям для работы.

На основании приказа может быть получен самостоятельный документ «Выписка из приказа», который представляет собой копию какой-либо его части (приложение 7). Выписка из приказа заверяется как копия документа.

Приказами по личному составу оформляются прием, увольнение и перевод сотрудников организации на другую работу. Приказы по личному составу группируются в отдельное дело и имеют самостоятельную нумерацию с добавлением индекса «л/с». Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части. Распорядительная часть начинается словами:

НАЗНАЧИТЬ, УВОЛИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, которые печатают, начиная от границы левого поля. После них, в следующей строке, указывают фамилию работника (прописными буквами), имя и отчество, должность, срок увольнения, назначения или перевода, в случае увольнения - статью ТК РБ, а при приеме на работу – должностной оклад работника, вид приема (постоянная или временная работа), с испытательным сроком или без него и т.п.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. В качестве основания могут выступать личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения и др.

Приказы по личному составу визируются юрисконсультом, заместителем директора по кадрам или другим должностным лицом, в обязанности которого входит работа с персоналом фирмы. Они объявляются работнику под расписку и хранятся 75 лет.

В процессе деятельности организации (предприятия) могут издаваться и другие приказы по работе с кадрами: о поощрениях, взысканиях, отпусках и т.п., срок хранения которых не превышает 3 лет, они имеют индекс (№ -1к, №к, …) и формируются в самостоятельные разделы.

Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам структуры и организации работы фирмы, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, внешнеэкономической деятельности, реализации продукции, оказания услуг и т.д.

Указания издаются по вопросам информационно-методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и др. актов.

Используются, как правило, на низших уровнях управления.

Заголовок указания выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «О подготовке материалов к совещанию по заготовке кормов».

Текст указания, как правило, состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части раскрываются цели и причины издания указания, которое обычно начинается устойчивыми формулировками: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и т.д. Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

Распорядительная часть указания может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности), которые пишутся прописными буквами с новой строки.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после «ПРЕДЛАГАЮ», в родительном – после «ОБЯЗЫВАЮ») – действие (выраженное глаголом в неопределенной форме) – срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица, на которое возлагается контроль за исполнением: «Контроль за исполнением указания возложить на …». Оформляется указание на общем бланке.

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа государственного управления) или его заместителем для решения вопросов основной деятельности.

Заголовок распоряжения выражается отглагольным существительным в предложном падеже, например: «Об обеспечении сохранности бланков строгой отчетности».

Текст распоряжения, как правило, состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Распорядительная часть может начинаться словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», которые пишутся прописными буквами с новой строки. Оформляется распоряжение на общем бланке (приложение 9).

Постановление является правовым актом и принимается высшими центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления норм и правил поведения (приложение 10).

Решение также является правовым актом, применяемым местными органами власти в коллегиальном порядке в целях разрешения наиболее важных вопросов, находящихся в их компетенции. Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов – коллегий министерств и ведомств, научных советов, советов директоров предприятий и т.п.

Составляют и оформляют последние два вида распорядительных документов аналогично приказам по общим вопросам, ключевыми словами распорядительной части являются соответственно ПОСТАНОВИЛИ и РЕШИЛИ.

Задание 1. Напишите приказ от имени директора РУСХП «Рудаково» о приеме вас на работу главным зоотехником.

Задание 2. Составьте приказ об освобождении вас от работы в РУСХП «Рудаково» в связи с переездом на новое место жительства.

Задание 3. Подготовьте проект решения Правления сельскохозяйственного производственного кооператива о распределении прибыли, полученной в прошедшем финансовом году. Общая сумма прибыли после уплаты налога составляет 250 млн. руб. Из них 50 млн. руб. планируется распределить на доли (паи), 150 млн. руб. выделяется на реконструкцию животноводческих помещений, 30 млн. руб. – на премирование работников кооператива, 20 млн. руб. остается в резерве на текущее премирование.

Задание 4. Напишите указание (распоряжение) бригадиру животноводческой фермы о подготовке помещений к зимне-стойловому содержанию скота (застеклить выбитые окна, утеплить двери, отремонтировать полы, автопоилки, очистить территорию от мусора и навоза и т.д.). Ваша должность – начальник цеха животноводства.

ТЕМА 4. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ, ТЕЛЕГРАММ,

Цель: приобрести навыки и умения по составлению и оформлению различных видов деловых писем, в том числе и с иностранными корреспондентами, телеграмм и телефонограмм.

Письма (приложение 11) представляют обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Служебное письмо выражает не личные интересы, а интересы организации, т.е. юридического лица, и, как правило, посвящается одному вопросу. Его оформляют на специальных бланках для писем (форматы А4, А5).

По содержанию и назначению письма бывают:

инструкционные, исходящие из государственных или местных органов власти и управления и содержашие, как правило, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов, экологии и т.п.;

гарантийные – о гарантиях оплаты, сроках поставки или качества продукции;

рекламные, содержащие рекламу, сообщения о ценах на предлагаемые товары и услуги;

коммерческие, представляющие собой обращение покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и (или) направить предложения на поставку товара, ответы продавцов;

рекламационные (претензионные), требующие возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом);

кредитные, использующиеся при заключении контрактов с иностранными партнерами. В них продавец просит предоставить гарантийное письмо от банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг;

письма-запросы, содержащие просьбу разъяснить какой-либо факт или действие и побуждают фирму-контрагента (или государственную организацию) дать ответное письмо;

сопроводительные, включающие пояснения к высылаемому основному документу (плану мероприятий, программе действий и т.п.).

Служебное письмо должно состоять из введения, доказательства, заключения.

Во введении излагают причины и непосредственный повод, явившийся основанием для составления письма; в доказательствах – историю вопроса, приводят доводы, факты, цифровые данные и другие материалы; в заключении – основную мысль-просьбу, предложение, согласие, отказ и т.д.

Тон письма должен быть корректным, деловым и уважительным. Его желательно начинать со слов обращения: «Уважаемый (многоуважаемый) Иван Николаевич!», «Уважаемые господа!».

Текст письма следует разделять на абзацы, каждый из которых должен содержать законченную мысль. В конце письма также желательно выразить слова благодарности адресату за рассмотрение сути излагаемого вопроса и надежду на положительное решение вопроса.

Подготовленные варианты письма согласовываются с соответствующими должностными лицами, и если у них имеются замечания по тексту, то они учитываются в окончательном варианте, который печатают в двух экземплярах. На втором экземпляре письма, остающемся в деле отправителя, ставят визы должностные лица, имеющие отношение к сути излагаемого вопроса, а фамилия основного исполнителя и номер его телефона ставятся на лицевой стороне письма. После этого письмо представляется на подпись. Следует знать, что все письма, в которых содержатся финансовые вопросы, должен подписывать главный бухгалтер, а письма, дающие какие-либо гарантии и имеющие юридические и финансовые последствия, заверяют печатью организации. Одно из главных требований к письму – краткость. Оптимальный размер письма – однаполторы страницы формата А4. В деловом письме следует избегать многосложных, непонятных слов и выражений. В нем не должно быть лишних прилагательных, наречий.

Телеграмма (приложение 12) – документальное сообщение, переданное по телеграфу. По видам различают телеграммы внутренние (в пределах страны) и международные. Внутренние могут быть междугородними и местными (в пределах одного и того же населенного пункта). Они могут быть входящими и исходящими. Основные реквизиты телеграммы: место, дата, время (часы и минуты) передачи телеграммы (проставляются телеграфом); регистрационный номер и отметка (гриф) об особом виде (серия) телеграммы, адресат, ссылка на индекс и дату входящего (инициативного) документа; текст, подпись.

После текста телеграммы под чертой указывается телеграфный адрес отправителя телеграммы, номер телетайпа, наименование должности лица, подписавшего телеграмму, его личная подпись и расшифровка подписи, в некоторых случаях – печать.

Текст телеграммы излагается предельно кратко, без союзов, предлогов, местоимений (если их отсутствие не искажает смысл), без переносов и исправлений. Знаки препинания пишутся словами полностью или сокращенно: точка (тчк), запятая (зпт), двоеточие (двтч), точка с запятой (тчкзпт), кавычки (квч), скобки (скб), номер (нр) и т.п.

Телефонограмма (приложение 13) является официальным сообщением, переданным по телефону, и используется для передачи, приема и записи оперативной информации. Обязательными реквизитами ее являются: наименование учреждений (организаций, предприятий) адресата и адресанта; реквизиты «От кого» и «Кому» с указанием должности, фамилии и инициалов должностных лиц; номера, даты и время передачи и приема телефонограммы; должности, фамилии и инициалов передавшего и принявшего телефонограмму; номер телефона; текста подписи.

Задание 1. Подготовьте деловое письмо на имя председателя Витебского областного Комитета по сельскому хозяйству и продовольствию Байкова В.В. об оказании финансовой помощи для приобретения нетелей из племенных хозяйств республики в количестве 100 голов. Основание: выбраковка коров из основного стада по причине лейкоза – 70 голов, низкопродуктивные – 30 голов;

собственных финансовых средств в хозяйстве нет и в ближайшей перспективе их наличие не просматривается.

Ваша должность: главный зоотехник (ветеринарный врач) РУСХП «Сосновка» Витебского района Витебской области.

Задание 2. Подготовьте текст и необходимые реквизиты к телефонограмме на имя руководителей хозяйств Брестского района в связи с завозом на территорию района из соседней Польши биодобавок к концкормам зараженных вирусом чумы птиц.

Ваша должность: главный ветеринарный врач Брестского областного Комитета по сельскому хозяйству и продовольствию.

Задание 3. После окончания ВГАВМ Вы получили направление на работу в ЗАО «Ольгово». По ряду причин (вышла замуж(женился), больные родители и т.д.) Вам необходимо изменить предполагаемое место работы. Решить этот вопрос может только начальник Главного управления образования науки и кадров Министерства сельского хозяйства. На имя начальника Главного управления написать служебное письмо. На письме наносятся следующие реквизиты: 6;8;9;11;12;13;19;21;23;27.

ТЕМА 5. ОФОРМЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ

Цель: приобрести навыки и умение по составлению и оформлению протоколов, актов, справок, докладных, служебных и объяснительных записок.

Протокол является документом, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты: «Наименование организации», «Наименование структурного подразделения», «Наименование вида документа», «Дата заседания», «Индекс», «Место заседания», «Гриф утверждения» (если протокол подлежит утверждению), «Заголовок к тексту», «Текст», «Подписи».

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части после заголовка, даты и места проведения мероприятия указывают фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания, перечисляют фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке, приводят повестку дня.

Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ), отдельно по каждому вопросу. Эти слова, которыми начинается каждая часть раздела, пишут прописными буквами, после них ставят двоеточие и на следующей строке с абзаца указывают инициалы и фамилию докладчика. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; постановление (решение) печатается полностью.

С точки зрения полноты освещения излагаемого в протоколе материала они делятся на полные, краткие и сокращенные.

Полный протокол отражает все рассматриваемые вопросы в стенографической записи в порядке их обсуждения и принятия решения (приложение 14).

Протокол краткой формы составляется при наличии стенограммы или когда тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу. Кратко анализируются также оперативные совещания.

В сокращенной форме протокола кратко излагается суть основных докладов и выступлений (приложение 15,16).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем, а нумеруются протоколы порядковым номером в пределах календарного года.

На основании протокола можно получить самостоятельный документ «Выписку из протокола» (приложение 17). В выписке записывают вводную часть протокола, включая повестку дня, а затем приводят дословную запись основной части рассматриваемого вопроса.

Акт (приложение 18) представляет собой документ, составленный группой лиц, подтверждающий установленные ими факты (акты инвентаризации, несчастных случаев, приема-передачи имущества или дел, списания материальных ценностей и др.).

Основанием для составления акта могут быть необходимость констатации определенного факта, распорядительный документ вышестоящего органа или руководителя организации.

В акте содержатся следующие реквизиты: «Наименование вида документа»; «Дата»; «Индекс»; «Место составления или издания»; «Гриф утверждения»; «Заголовок к тексту»; «Текст»; «Отметка о наличии приложения»; «Подписи».

Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. Во вводной части акта указывают основание составления акта, перечисляется состав комиссии персонально с указанием должности. В констатирующей части акта указываются установленные факты, делаются выводы, даются рекомендации. В конце текста перед ссылкой на приложение даются сведения о количестве экземпляров акта и о том, в какие структурные подразделения они направлены.

Акт подписывают председатель и члены комиссии, причем указывают их временные обязанности (председатель комиссии, зам. председателя комиссии, члены комиссии), а не должность (главный зоотехник, главный ветврач и т.д.).

Доверенность является документом, который организация выдает должностным лицам на получение ими от поставщиков товароматериальных ценностей или на совершение каких-либо действий (представлять интересы, распоряжаться имуществом и т.д.). В зависимости от того, кем оформляются полномочия (предприятием или частным лицом), доверенности подразделяются на официальные (приложение 19) и личные (приложение 20).

Докладная записка является документом информационного характера, адресуемым вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения, содержащим обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя (приложение 21). Она может составляться как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию руководителя. Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой описывают состояние вопроса, факты, явившиеся основанием для составления докладной записки, во второй части излагают выводы и предложения.

Служебная записка является документом, аналогичным докладной записке, но направленным одним должностным лицом другому внутри организации для принятия конкретных мер по возникшей проблеме и требующей оперативного разрешения.

Объяснительная записка представляет собой документ, в котором работник организации объясняет причины невыполнения какого-либо правового акта или нормативного документа. От этого вида объяснительных записок следует отличать объяснительные записки, которые прилагают к некоторым документам (отчеты, акты, сметы и т.п.) с целью дать пояснения каким-либо фактам, цифрам в указанных документах (приложение 22).

Справка – это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий без мнения автора о существе излагаемых вопросов (приложение 23).

В делопроизводстве используются служебные справки (о штатной численности, выполнении плана, результатах проверки и т.д.) и личные справки, выдаваемые частным лицам для представления в другие учреждения (о заработной плате, трудовом стаже, месте жительства, учебе, службе в Вооруженных Силах, гражданском состоянии и т.д.).

Служебные справки делятся на внешние, составляемые по указанию вышестоящего органа или должностного лица (подписываются руководителем организации или его заместителем), и внутренние. Внутренние справки адресуются руководителю данной организации и подписываются составителем.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, а внутренние – на обычной бумаге формата А4 или А5. Для оформления личной справки рекомендуется использовать трафаретные бланки с нанесенной информацией, переменная информация впечатывается. Например, трафаретный текст личной справки о месте учебы может иметь следующий вид:

является студентом (кой) _ курса дневного (заочного) отделения факультета Витебской государственной академии ветеринарной медицины.

Служебные справки, независимо от того, напечатаны они на бланке или обычной бумаге, должны оформляться с учетом требований Государственного стандарта на оформление организационно-распорядительных документов (СТБ 6.38-95).

Реквизитами справки являются: наименование организации (структурного подразделения), название вида документа, дата и регистрационный индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.

Варианты расположения реквизитов бланка справки могут быть угловыми или продольными.

В тексте служебной справки в начале излагаются факты, события, послужившие причиной ее составления. Может даваться ссылка на соответствующий документ (приказ, указание, письмо вышестоящего органа, план работы и т.д.), во исполнение которого составляется справка. В справках, составляемых по итогам проверок, дается общая информация о проверяемом объекте, причины, цели обследования.

Далее в справке указываются установленные факты, описываются события по существу, нарушения, несоответствия законам и другим нормативным актам либо отмечаются положительные стороны работы. Могут указываться фамилии конкретных должностных лиц, структурные подразделенияисполнители, точные даты либо хронологические рамки.

Текст служебной справки может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, подразделы, иметь пояснения и ссылки. При необходимости текст такой справки может заверяться печатью организации.

Дата, к которой относятся приводимые в справке сведения, включается в заголовок к тексту или помещается перед текстом, при этом используются словосочетания: «по состоянию на 00.00.200Х» или «за период с 00.00.200Х по 00.00.200Х».

Текст личной справки начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. Не следует употреблять в тексте личной справки обороты типа: «выдана настоящая», «действительно работает» и т.д.

Личные справки могут подписываться двумя должностными лицами. В частности, справки финансового характера подписываются руководителем и главным бухгалтером, их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и заверяют гербовой печатью.

Например:

Внешние справки регистрируются в порядке, установленном для исходящих документов, внутренние – в порядке, установленном для внутренних документов.

Личные справки могут высылаться заявителю по почте или выдаваться на руки.

Для наведения справок о трудовом стаже используются: постановления, распоряжения, приказы по личному составу, протоколы общих собраний, заседаний, лицевые счета работников и ведомости на получение заработной платы, личные карточки формы Т-2, алфавитные, именные послужные и трудовые списки, оформленные и заверенные табели, документы организации, адресованные заявителю как должностному лицу, а также документы, подписанные заявителем с указанием его должности.

Листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок.

В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за период, официально зафиксированный в документах, приводится точное название должности, в которой работал заявитель.

Справки о размере заработной платы составляются на основании лицевых счетов рабочих и служащих, при их отсутствии делаются ссылки на ведомости и машинограммы на выдачу зарплаты, расчетные книжки.

Для составления справок об образовании основными документами являются приказы о зачислении, отчислении и окончании учебного заведения, протоколы заседаний педагогических советов, государственных экзаменационных комиссий или выписки из них, книги регистрации выданных аттестатов, дипломов. При отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе он учился.

Расписка (приложение 24) относится к разряду личных справок и удостоверяет какой-либо юридический факт.

Задание 1. Напишите протокол собрания работников животноводства КУСХП «Заречье» по итогам работы за 2004 г. со следующей повесткой дня:

1. Итоги работы в животноводстве за 2004 г. (докладчик – главный зоотехник Кушнерова М.А.).

2. Обсуждение и принятие программы работы на 2005 г. (докладчик – главный экономист Таратута С.П.).

3. О премировании работников животноводства по итогам работы в 2004 году. Информация директора хозяйства Абакуновича П.Е.

На собрание приглашено 47 работников животноводства и специалистов. Время проведения собрания- 02.02.2005 в 1500. Место проведения – клуб хозяйства, д. Вымно. Регламент установить самостоятельно, а также содержание выступлений и постановлений.

Задание 2. Подготовьте акт приема-передачи материальных ценностей от бывшей заведующей ветеринарной аптекой Овчинниковой Н.М. вновь назначенной Пахомовой Н.И. Основание – приказ № 18 от 05.07.2005. Комиссия назначена этим же приказом в составе:

Янукович М.А. – председатель (главный ветврач хозяйства) Богданова С.Л. – секретарь (зам. гл. бухгалтера) Вашневец И.М. – член комиссии.

Дата составления акта 25.07.2005. Место составления – д. Замосточье, КСХП «Звезда».

На складе имеется материальных ценностей на общую сумму 16,5 млн.

рублей, из них:

Оборудование – 3,2 млн. руб.

Ветпрепараты – 10,3 млн. руб.

Инструмент, приспособления и др. – 2 млн. руб.

Задание 3. Подготовьте текст и напишите докладную, служебную и объяснительную записки по следующей ситуации:

На комплексе по откорму крупного рогатого скота в КУСП «Ловжанский» вышли из строя механизмы по разгрузке сенажных башен. Начальник комплекса обратился устно к инженеру по трудоемким процессам с просьбой срочно устранить неисправность, так как невозможно накормить скот. Неисправность не была вовремя устранена и скот остался не накормленным. И только после вмешательства главного инженера хозяйства была устранена неисправность в механизмах.

Докладную записку пишет начальник комплекса, объяснительную – инженер по трудоемким процессам, служебную – главный инженер на имя руководителя хозяйства с предложением о наложении взыскания на инженера по трудоемким процессам.

Задание 4. Подготовьте текст и напишите справку о повышении квалификации на ФПК и ПК ВГАВМ главным ветврачом КУСП «Вороны» Денисенко И.В. в период с 05.01.2005 по 20.01.2005.

ТЕМА 6. ОФОРМЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ

Цель: приобрести навыки и умение по составлению и оформлению организационных документов (устав, инструкция, положение, штатное расписание и др.) Устав представляет собой свод правил, регулирующих деятельность организаций, предприятий, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере деятельности. Общие уставы утверждаются органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы организаций (предприятий) утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами), конференциями или собраниями учредителей (представителей, делегатов).

Текст устава разбивается структурно на разделы (приложение 25): общие;

организационное единство; регламентация деятельности; финансовоматериальная база; отчетность и ревизионная деятельность; порядок ликвидации и ответственности по делам организации (предприятия).

Положение определяет порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы системы органов государства (например, Положение о министерстве), структурных подразделений (например, представительств, филиалов) или регламентирующий деятельность должностного лица (положение о начальнике отдела труда и зарплаты). Текст положения может включать: общие положения; основные задачи; функции; права и обязанности; взаимоотношения и связи и др. (приложение 26).

Инструкция создается в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и другие стороны деятельности субъектов хозяйствования, должностных лиц и граждан. Особое место занимают должностные инструкции (приложение 27), являющиеся нормативным документом, в котором определены функции, права и обязанности должностных лиц организации. Текст инструкции делится на разделы: общие положения;

функции; должностные обязанности; права; ответственность; взаимоотношения (связи по должности). Проект инструкции визируется составителем, юрисконсультом, отделом труда и зарплаты.

Утверждается инструкция специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем (руководителями структурных подразделений). Она может являться приложением к распорядительному документу.

Правила являются нормативным документом, в котором излагаются основные требования, предъявляемые к сотрудникам субъектов хозяйствования или к выполнению определенного рода работ. Правила касаются разных вопросов и утверждаются руководителем учреждения. Текст правил может содержать следующие разделы: общие положения; порядок приема, перевода и увольнения работников; основные обязанности работников; основные обязанности нанимателя; рабочее время и его использование; поощрение за успехи в работе;

взыскание за нарушение трудовой дисциплины; внутриобъектный режим (приложение 28).

Штатное расписание (приложение 29) составляется каждый год и утверждается руководителем. В нем указывается наименование структурных подразделений, количество должностных единиц в каждом, их оклады и общий фонд заработной платы.



Pages:   || 2 |
 




Похожие работы:

«Днепропетровский национальный университет железнодорожного транспорта имени академика В.Лазаряна Блохин Евгений Петрович Серия Профессора ДИИТа УДК 625.1:378:001(092) ББК 39.211:74.58г П 84 П 84 Профессор Блохин Евгений Петрович [Текст] / Днепропетр. нац. ун-т ж.д. трансп. им. акад. В.Лазаряна. – Д.: Изд-во Днепропетр. нац. ун-т ж.д. трансп. им. акад. В.Лазаряна, 2013. -138с. – (Серия Профессора ДИИТа). Издание посвящается 85-летию со дня рождения доктора технических наук, профессора...»

«УДК 581.1: 633.51:631.811.98 МУСТАЕВ ФЕДОР АЛЕКСЕЕВИЧ РЕГУЛЯТОР РОСТА ХЛОПЧАТНИКА НАВРУЗ: ЕГО ФУНКЦИИ И СВОЙСТВА 03.00.12- Физиология и биохимия растений АВТОРЕФЕРАТ диссертации на соискание ученой степени кандидата биологических наук Ташкент – 2012 Работа выполнена в Институте химии растительных веществ имени академика С.Ю. Юнусова Академии Наук Республики Узбекистан Научный...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УЧРЕЖДЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ БРЕСТСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ КАФЕДРА СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННЫХ ГИДРОТЕХНИЧЕСКИХ МЕЛИОРАЦИЙ МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ по курсовому проектированию по курсу Гидротехнические сооружения Часть 1 Проектирование грунтовых плотин для студентов специальностей водохозяйственного строительства Брест 2007 УДК 626.823 (0.75.8) Гидротехнические сооружения: Методические указания / Брестский государственный технический университет/...»

«Г.Г. Маслов А.П. Карабаницкий, Е.А. Кочкин ТЕХНИЧЕСКАЯ ЭКСПЛУАТАЦИЯ МТП Учебное пособие для студентов агроинженерных вузов Краснодар 2008 УДК 631.3.004 (075.8.) ББК 40.72 К 21 Маслов Г.Г. Техническая эксплуатация МТП. (Учебное пособие) /Маслов Г.Г., Карабаницкий А.П., Кочкин Е.А./ Кубанский государственный аграрный университет, 2008. – с.142 Издано по решению методической комиссии факультета механизации сельского хозяйства КубГАУ протокол №_ от __2008 г. В книге рассматриваются вопросы...»

«kniga_N.qxd 07.11.2008 9:20 Page 1 Владимир Смышников Откровение Владимира, или ' УЧЕНИЕ Д AЛНОСА Том I Москва ООО ЗАФИРА ИД Новая Линия 2009 kniga_N.qxd 07.11.2008 11:41 Page 2 УДК 239.4 ББК 86.42 С 52 Смышников В.Н. ' С 52 Откровение Владимира, или УЧЕНИЕ Д AЛНОСА. – М.: ООО ЗАФИРА, ИД Новая линия, 2009. – 112 с.: ил. Иоанну Богослову в ссылке на острове Патмос явился ангел и продиктовал Апокалипсис. Слепому Гомеру была явлена жен щина с лирой и подарила Илиаду. К Данте пришел из прошло го...»

«МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. М.В.ЛОМОНОСОВА Геологический факультет ГАРМОНИЯ СТРОЕНИЯ ЗЕМЛИ И ПЛАНЕТ (региональная общественная организация) МОСКОВСКОЕ ОБЩЕСТВО ИСПЫТАТЕЛЕЙ ПРИРОДЫ Секция Петрографии СИСТЕМА ПЛАНЕТА ЗЕМЛЯ 300 лет со дня рождения М.В.Ломоносова 1711 – 2011 Сомнений полон ваш ответ О том, что окрест ближних мест. Скажитеж, коль пространен свет? И что малейших далее звезд? Несведом тварей вам конец? Скажитеж, коль велик Творец? М.В.Ломоносов Москва 2010 Редакционная...»

«ИСТОРИЯ НАУКИ Самарская Лука: проблемы региональной и глобальной экологии. 2014. – Т. 23, № 1. – С. 93-129. УДК 581 АЛЕКСЕЙ АЛЕКСАНДРОВИЧ УРАНОВ (1901 - 1974) © 2014 Н.И. Шорина, Е.И. Курченко, Н.М. Григорьева Московский педагогический государственный университет, г. Москва (Россия) Поступила 22.12.2013 г. Статья посвящена выдающемуся русскому ученому, ботанику, экологу и педагогу Алексею Александровичу Уранову (1901-1974). Ключевые слова Уранов Алексей Александрович. Shorina N.I., Kurchenko...»

«НАЦИОНАЛЬНАЯ АКАДЕМИЯ НАУК БЕЛАРУСИ ГОСУДАРСТВЕННОЕ НАУЧНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ИНСТИТУТ ЗООЛОГИИ НАН БЕЛАРУСИ УДК 591.531: 582.998.1 ХВИР Виктор Иванович СООБЩЕСТВА АНТОФИЛЬНЫХ НАСЕКОМЫХ И ИХ ВЗАИМООТНОШЕНИЯ С СОРНО-РУДЕРАЛЬНЫМИ РАСТЕНИЯМИ 03.00.16 – экология АВТОРЕФЕРАТ ДИССЕРТАЦИИ на соискание ученой степени кандидата биологических наук Минск 2006 Работа выполнена на кафедре зоологии Белорусского государственного университета Научный руководитель: Сергей Владимирович Буга, доктор биологических наук,...»

«МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ГЕОГРАФИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ КАФЕДРА ПОЧВОВЕДЕНИЯ И ЗЕМЕЛЬНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ ПО ИМУЩЕСТВУ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ РУП БЕЛГИПРОЗЕМ РУП БЕЛНИЦЗЕМ РУП ИЦЗЕМ ИНСТИТУТ ПОЧВОВЕДЕНИЯ И АГРОХИМИИ НАН БЕЛАРУСИ МЕЖВУЗОВСКИЙ НАУЧНО-КООРДИНАЦИОННЫЙ СОВЕТ ПО ПРОБЛЕМАМ ЭРОЗИОННЫХ, РУСЛОВЫХ И УСТЬЕВЫХ ПРОЦЕССОВ ПРИ МГУ БЕЛОРУССКОЕ...»

«ЭКОНОМИКА, ОРГАНИЗАЦИЯ, СТАТИСТИКА И ЭКОНОМИЧЕСКИЙ АНАЛИЗ ББК 65.9 (2) 32 ВЛИЯНИЕ КРИЗИСНОЙ СИТУАЦИИ В ЭКОНОМИКЕ НА ПОЛОЖЕНИЕ СРЕДНЕГО КЛАССА Пятова Ольга Федоровна, канд. экон. наук, доцент кафедры Статистика и экономический анализ ФГОУ ВПО Самарская государственная сельскохозяйственная академия. 446442, Самарская обл., п.г.т. Усть-Кинельский, ул. Учебная, 2. Тел.: 8(84663)46-4-48. Ключевые слова: средний класс, среднедушевые доходы, медианный доход. В статье представлено отличие...»

«Министерство образования Российской Федерации Московский государственный университет леса В.В. Коровин, Л.Л. Новицкая, Г.А. Курносов СТРУКТУРНЫЕ АНОМАЛИИ СТЕБЛЯ ДРЕВЕСНЫХ РАСТЕНИЙ Учебное пособие Издательство Московского государственного университета леса Москва – 2001 2 УДК 581.44 : 581.824.1 : 581.14.32 6Л2 Коровин В.В., Новицкая Л.Л., Курносов Г.А. Структурные аномалии стебля древесных растений. –М.: МГУЛ, 2001. – 259 с. В монографии приведены частные случаи аномальных морфолого–...»

«ФГБОУ ВПО ОРЛОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ УНИВЕРСИТЕТ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ ОРЛОВСКИЙ ОТДЕЛ ГНУ ВНИИЭСХ СОВЕТ МОЛОДЫХ УЧЕНЫХ ООО НАУЧНАЯ КОМПАНИЯ НАУКА И ОБРАЗОВАНИЕ ОБРАЗОВАНИЕ СБОРНИК МАТЕРИАЛОВ СТУДЕНЧЕСКОЙ НАУЧНО – ПРАКТИЧЕСКОЙ КОНФЕРЕНЦИИ ПОВЫШЕНИЕ ЭФФЕКТИВНОСТИ АГРОБИЗНЕСА: ПРОБЛЕМЫ И РЕШЕНИЯ 29-30 МАЯ 2012 г. ФГБОУ ВПО...»

«НАУЧНЫЕ ОСНОВЫ ЭКОЛОГИИ, МЕЛИОРАЦИИ И ЭСТЕТИКИ ЛАНДШАФТОВ Глава 5 ВОПРОСЫ СОЗДАНИЯ И ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОБЪЕКТОВ ЦЕЛЕВОГО НАЗНАЧЕНИЯ УДК 631.436 ТЕПЛОВЫЕ СВОЙСТВА ОРГАНО-МИНЕРАЛЬНЫХ СМЕСЕЙ С РАЗЛИЧНЫМ СОДЕРЖАНИЕМ ПЕСКА Архангельская Т.А., Гвоздкова А.А. Факультет почвоведения МГУ им. М.В. Ломоносова, Москва, Россия, arhangelskaia@rambler.ru Введение. Торфо-песчаные смеси широко используются в городском озеленении, а также при создании искусственных почвенных конструкций – как в тепличных...»

«ОТДЕЛЕНИЕ БИОЛОГИЧЕСКИХ НАУК РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК УЧРЕЖДЕНИЕ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ НАУК УЧРЕЖДЕНИЕ РОССИЙСКОЙ АКАДЕМИИ ИНСТИТУТ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКИХ И НАУК ИНСТИТУТ МАТЕМАТИЧЕСКИХ БИОЛОГИЧЕСКИХ ПРОБЛЕМ ПОЧВОВЕДЕНИЯ РАН ПРОБЛЕМ БИОЛОГИИ РАН Российский фонд фундаментальных исследований Материалы Второй Национальной конференции с международным участием Математическое моделирование в экологии 23-27 мая 2011 г. г. Пущино УДК 57+51-7 ББК 28в6 М34 Ответственный редактор профессор, доктор биологических...»

«Российская Академия сельскохозяйственных наук Государственное научное учреждение Краснодарский НИИ хранения и переработки сельскохозяйственной продукции ИННОВАЦИОННЫЕ ПИЩЕВЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В ОБЛАСТИ ХРАНЕНИЯ И ПЕРЕРАБОТКИ СЕЛЬСКОХОЗЯЙСТВЕННОГО СЫРЬЯ Материалы ІІІ Международной научно-практической конференции, посвященной 20-летнему юбилею ГНУ КНИИХП Россельхозакадемии 23–24 мая 2013 г. Краснодар 2013 1 УДК 664-03 ББК 36+36-9 И66 Инновационные пищевые технологии в области хранения и переИ66 работки...»

«МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА РФ ФГБОУ ВПО Кубанский государственный аграрный университет Сафронова Т. И., Степанов В. И. Математическое моделирование в задачах агрофизики Краснодар 2012 УДК 631.452: 631.559 Рецензент: Найденов А.С. зав. кафедрой орошаемого земледелия КубГАУ, доктор сельскохозяйственных наук, профессор. Сафронова Т.И., Степанов В.И. Математическое моделирование в задачах агрофизики В пособии изложены основные принципы системного подхода к решению задач управления в...»

«Тундровая Типичная глеевая типичная арктическая Подзолистая почва почва почва Дерновокарбонатная выщелоченная Дерновопочва грунтовоДерновоглееватая (таежно-лесных подзолистая почва областей) почва ПОЧВОВЕДЕНИЕ В 2 ЧАСТЯХ Под редакцией В.А. Ковды, Б.Г. Розанова Часть 1 Почва и почвообразование Допущено Министерством высшего и среднего специального образования СССР в качестве учебника для студентов почвенных и географических специальностей университетов МОСКВА ВЫСШАЯ ШКОЛА 1988 ББК 40.3 П 65...»

«Министерство образования и науки Российской Федерации Сыктывкарский лесной институт (филиал) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования Санкт–Петербургский государственный лесотехнический университет имени С. М. Кирова Кафедра воспроизводства лесных ресурсов ЭКОЛОГИЯ Учебно-методический комплекс по дисциплине для студентов специальностей 250401.65 Лесоинженерное дело, 250403.65 Технология деревообработки всех форм обучения...»

«Министерство образования и наук и Российской Федерации Комитет образования и науки Курской области Курский государственный университет Воронежский государственный педагогический университет Курская государственная сельскохозяйственная академия Белорусский государственный педагогический университет имени Максима Танка (Беларусь) Минский государственный лингвистический университет (Беларусь) Полтавский национальный педагогический университет им. В.Г. Короленко (Украина) Кокшетауский университет...»

«М Е Т О Д И Ч Е С К И Е Р Е К О М Е Н Д А Ц И И 2 класс Неживая и живая природа. Зима Неживая и живая природа. Весна Неживая и живая природа. Лето Неживая и живая природа. Осень Явления природы в ж ивой и неж ивой природе Деревья, куста р ни ки, травы Ядовитые растения Красная кн и га. Растения Красная кн и га. Ж ивотные Ориентирование. Стороны горизонта Водный и воздуш ны й транспорт Н азем ны й и подзем ны й транспорт Строение тела человека Путешествие в ко см о с Кладовые зем л и спекг...»






 
© 2013 www.seluk.ru - «Бесплатная электронная библиотека»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.